วิธีลบความคิดเห็นและข้อมูลอื่น ๆ ออกจากเอกสาร Word
- หมวดหมู่: สอน
ระบบแสดงความคิดเห็นของ Microsoft Word เป็นส่วนเสริมที่มีประโยชน์สำหรับโปรแกรม คุณสามารถใช้เพื่อติดตามสิ่งที่ต้องทำเพิ่มข้อมูลอ้างอิงหรือข้อมูลเพิ่มเติมหรือเตรียมเอกสารก่อนที่จะส่งต่อไปยังบรรณาธิการหรือสมาชิกในทีมคนอื่น
แม้ว่าความคิดเห็นจะมีประโยชน์ในระหว่างขั้นตอนการแก้ไข แต่ก็ไม่ควรรวมไว้เมื่อคุณแจกจ่ายเอกสาร Word ตัวอย่างเช่นลูกค้าหรือผู้จัดพิมพ์หนังสือมักไม่ต้องการความคิดเห็นเหล่านี้และการทิ้งไว้ในเอกสารอาจทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ อย่างน้อยที่สุดคุณอาจต้องลบความคิดเห็นและส่งใหม่หรือเผยแพร่เอกสาร Word ในภายหลัง
หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณใช้ความคิดเห็นใน Word คุณอาจสูญเสียเมื่อต้องบันทึกเอกสารโดยไม่มีพวกเขา
คู่มือนี้จะอธิบายขั้นตอนในการลบความคิดเห็นและข้อมูลเมตาอื่น ๆ ออกจากเอกสารก่อนที่คุณจะแจกจ่าย
Word มาพร้อมกับเครื่องมือที่เรียกว่า Document Inspector ซึ่งคุณอาจใช้เพื่อลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออกจากเอกสาร Word เครื่องมือนี้สามารถล้างเนื้อหาต่อไปนี้:
- ความคิดเห็นการแก้ไขและเวอร์ชัน
- คุณสมบัติของเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล
- Add-in ของบานหน้าต่างงาน
- เอกสารที่ฝัง
- มาโครฟอร์มและตัวควบคุม ActiveX
- คำอธิบายประกอบด้วยหมึก
- ยุบหัวเรื่อง
- ส่วนหัวส่วนท้ายและลายน้ำ
- เนื้อหาที่มองไม่เห็น
- ข้อความที่ซ่อนอยู่
เลือกไฟล์> ตรวจสอบเอกสารเพื่อเริ่มต้น คุณต้องคลิกที่ลิงก์ 'ตรวจสอบปัญหา' ถัดจากตรวจสอบเอกสารและเลือกตัวเลือก 'ตรวจสอบเอกสาร' จากเมนูบริบท
ซึ่งจะเปิดหน้าต่างตัวตรวจสอบเอกสาร เนื้อหาที่เครื่องมืออาจตรวจสอบเอกสารที่ใช้งานอยู่จะแสดงอยู่ในหน้านั้น
คุณสามารถเลือกประเภทเนื้อหาที่แตกต่างกันทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน โปรดทราบว่าคุณเข้าสู่หน้าจอตรวจทานก่อนที่จะนำสิ่งใดออกจากเอกสาร
เลือกปุ่มตรวจสอบเมื่อคุณได้ทำการเลือกในหน้านี้
การตรวจสอบไม่ควรใช้เวลานานเกินไป เวลาขึ้นอยู่กับขนาดของเอกสารการเลือกและเนื้อหาของเอกสาร
ตัวตรวจสอบเอกสารจะแสดงสิ่งที่ค้นพบหลังจากการสแกน เน้นเนื้อหาที่พบและแสดงข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเนื้อหาดังกล่าวด้วย
กดปุ่ม 'ลบทั้งหมด' ถัดจากเนื้อหาที่คุณต้องการลบออกจากเอกสาร คุณสามารถตรวจสอบเอกสารอีกครั้งได้ในภายหลังหรือกดปุ่มปิดเพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ
เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณสามารถบันทึกเอกสารที่ประมวลผลแล้วลงในระบบภายในพิมพ์หรือแบ่งปัน